Algemene bepalingen:
-
De lokalen staan ter beschikking van alle organisaties en voor alle activiteiten die niet strijdig zijn met de parochiale doelstellingen en de hieraan verbonden morele principes.
-
De aanvrager treedt op in eigen naam of als verantwoordelijke van een vereniging en draagt de verantwoordelijkheid voor het naleven van het huishoudelijk reglement.
-
De reservatie van de zaal (zalen) is definitief vanaf de ondertekening van de gebruiksovereenkomst en de betaling van het voorschot (indien van toepassing).
-
De gebruiker mag, zonder schriftelijke toelating van de verantwoordelijke van de beheerraad, niet aan derden verhuren, noch geheel noch gedeeltelijk. Indien zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager werden verstrekt, onvolledig of niet juist waren waardoor ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, zal een sanctie worden toegepast. De gebruiksvergoeding zal dan vermeerderd worden met een bedrag van €50. Bewijs betreffende de identiteit van de organisator en aard van de activiteit kan gevraagd worden.
-
De gebruiker is verantwoordelijk voor het stijlvol verloop van de activiteiten en voor alle nadelige gevolgen en eventuele incidenten welke mochten voortvloeien uit het niet naleven hiervan. Het beheer van de za(a)l(en) “Bergheem” is nooit verantwoordelijk tegenover de ondergetekende gebruiker noch tegenover derden voor de ongevallen die zouden gebeuren bij het gebruik der gebouwen.
-
De verantwoordelijke van de beheerraad behoudt zich het recht te allen tijde de zaal te betreden om na te gaan of de activiteit overeenstemt met het doel van het intern reglement. Indien de activiteit niet overeenstemt met en strijdig is met de parochiale doelstellingen en de hieraan verbonden morele principes, heeft de verantwoordelijke van de beheerraad het recht onmiddellijk de zaal te doen ontruimen en alle verdere activiteiten stop te zetten, zonder dat de gebruiker enige vorm van schadevergoeding kan eisen.
Gebruiksovereenkomst :
-
De aanvrager krijgt ter bevestiging van de reservering een gebruiksovereenkomst toegestuurd.
-
Een dubbel van het contract moet gedateerd en ondertekend teruggestuurd worden, hetzij per post, hetzij per mail in een duidelijk leesbaar pdf formaat aan bergheem@gmail.com
-
Het eventueel gevraagde voorschot moet betaald worden binnen de vooropgestelde termijn – dan pas wordt de zaal definitief toegewezen.
Annulatie:
-
In geval door omstandigheden de ondergetekende gebruiker afziet van de geplande activiteit dient de verantwoordelijke van de beheerraad zo vlug mogelijk op de hoogte gesteld te worden.
-
De annulering van een geplande activiteit kan tot één maand voor de datum van het gebruik zonder onkosten; nadien mits betaling van €50.
Prijzen:
-
De zalen worden ter beschikking gesteld aan de prijzen, vermeld op de website, op de dag van de ondertekening van de gebruiksovereenkomst. Inbegrepen in de prijs van de zaal zijn gebruik van normale verwarming, water, gas en elektriciteit.
-
De prijslijst van de dranken is beschikbaar op de website van Bergheem – de geldende prijzen van de drank zijn de prijzen die van toepassing zijn op de dag van de activiteit.
Verplichtingen van de gebruiker:
-
De gebruiker dient zich in regel te stellen met alle verplichtingen die op de inrichting van de activiteit vallen waaronder taksen, verzekering, SABAM, enz... Voor de billijke vergoeding wordt door Bergheem een jaarlijks forfait betaald als 'polyvalente zaal met activiteiten met drank'.
-
De gebruiker verplicht er zich toe alle politieverplichtingen die wettelijk zijn voorgeschreven betreffende het gebruik van zalen en organiseren van feestelijke activiteiten in de zalen stipt na te leven zowel voor, tijdens als na de activiteit (o.a. aantal toegelaten personen, nachtlawaai... enz.).
-
Alle andere wettelijke bepalingen en voorschriften in verband hiermede (exploitatie, veiligheid, enz.) vallen onder de verantwoordelijkheid van ondergetekende gebruiker.
-
De gebruiker staat in voor de muziek van zijn keuze. Hij dient zich echter te houden aan de wettelijke en gemeentelijke bepalingen inzake geluidshinder. (zie ook huishoudelijk reglement)
-
De gebruiker zal zelf zorgen voor een drankvergunning voor sterk alcoholische dranken en de betaling ervan ingeval van openbare feesten.
Veiligheid en hygiëne:
De gebruiker van de zaal verbindt zich ertoe alle veiligheids- en coronaregels in acht te nemen.
-
Er geldt een algemeen rookverbod in de gebouwen en het gebruik van kaarsen is verboden.
-
Het is verboden eigen kookapparaten aan te sluiten of te gebruiken in de zalen/keuken. Andere toestellen in functie van een vergadering of activiteit worden enkel aangesloten in overleg met de zaalverantwoordelijke. Het is tevens verboden in de stopcontacten op het koffietoestel andere toestellen aan te sluiten.
-
Het is uitdrukkelijk verboden nooduitgangen te belemmeren en in- en uitgangen af te sluiten.
-
De aanwezig pictogrammen moeten te allen tijde zichtbaar blijven.
-
Huisdieren zijn verboden zowel in de zalen als in de keuken.